Lassen Sie Fusion die Suche übernehmen, um das Beste aus SharePoint herauszuholen

SharePoint ist ein Wissensmanagement-Tool, das praktisch allgegenwärtig ist. Wenn ein Unternehmen Microsoft-Tools für seine Mitarbeiter einsetzt, wird wahrscheinlich das gesamte Dokumentenmanagement und wahrscheinlich sogar das Intranet mit SharePoint betrieben. Es ist kein Wunder, dass es der zweitgrößte Umsatzbringer für Microsoft ist.

Es ist auch ein leistungsfähiges Tool für das Personalmanagement innerhalb eines Unternehmens – es hilft Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit Kollegen und Teammitgliedern und lässt sich nahtlos mit Tools wie Teams verbinden, um die Arbeit der Mitarbeiter zu erleichtern.

Allerdings gibt es etwas, das SharePoint nicht gut kann: die Suche. Microsoft kann eine Blackbox sein. Wenn Sie also versuchen, Anwendungen von Drittanbietern einzubinden oder Daten von außerhalb eines Microsoft-Tools abzurufen, können die Ergebnisse zweifelhaft sein. Auch die Aufnahme neuer Inhalte von außerhalb des Microsoft-Universums kann sich als mühsam und sehr manuell erweisen, was einen eigentlich nahtlosen Prozess umständlich und zeitaufwändig macht – vor allem, wenn Sie eine ältere On-Premise-Version von SharePoint haben.

Was können wir also tun, um die Suche zu lösen und trotzdem die Vorteile von SharePoint zu nutzen? John Lenker, einer der Lucidworks-Vertriebsingenieure, hat uns in einem kürzlich durchgeführten Webinar durch den Prozess geführt.

Hier sind einige Maßnahmen, die John vorgeschlagen hat, um Ihre SharePoint-Suche zu verbessern, und die alle von Lucidworks‘ Fusion unterstützt werden können:

• Boost auf Schlüsselwörter
• Boost bei Nähe
• Ein Plus an Frische
• Boost auf Dateityp
• Passen Sie Ihr Rechtschreibwörterbuch an
• Legen Sie einen gleichen Satz für Ihre bevorzugten Synonyme fest
• Ingestieren Sie Ihre strukturierten, nicht-Microsoft-Daten

Boosting auf SharePoint verbessert die Relevanz

Lassen Sie uns mit dem Boosten beginnen. Schlüsselwörter scheinen offensichtlich zu sein, aber es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, die Schlüsselwörter zu gewichten, von denen Sie wissen, dass sie in Ihrem Unternehmen eine höhere Priorität haben. Das wird das Sucherlebnis auf Anhieb verbessern und relevantere Ergebnisse liefern. Proximity Boosting ist in der Regel weniger intuitiv und der Einsatz ist ein zweiteiliger Prozess: Sie müssen die Suchbegriffe in den Dokumententiteln verstärken und dann eine Custom Rank File für diese Titel erstellen. Sharepoint on-prem verwendet hierfür XRANK.

Der Freshness-Boost ist eines der Dinge, die immer auf der Strecke bleiben. Oft verzichten Suchingenieure und Architekten darauf, einen Freshness-Boost auf ihre Abfragen anzuwenden. Wenn Sie in einer Forschungseinrichtung arbeiten, ist es wichtig, die neuesten Dokumente schnell zur Hand zu haben. In der Welt der Forschung können zwei Dokumente sogar den gleichen Titel haben, so dass ein Aktualitätsschub allein nicht ausreicht. Wenn Sie einen Freshness-Boost in Verbindung mit einem Proximity-Boost anwenden, wird die neueste Arbeit oder das neueste Dokument angezeigt und sichergestellt, dass das Wissen optimal verbreitet wird.

Auch die Verbesserung des Dateityps kann Ihnen helfen, die Relevanz zu erhöhen. Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Bedürfnisse, wenn es um Dokumente und Dateitypen geht. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, herauszufinden, welche Dateien für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, können Sie die besten Optionen für alle Ihre Mitarbeiter ermitteln. Dies kann mit XRANK schnell erledigt werden. Beachten Sie jedoch, dass XRANK aufgrund der Einstellung von FQL durch Microsoft in diesem Jahr in KQL, der offiziell unterstützten Abfragesprache, weitergeführt wird. Es werden keine Funktionen unter XRANK geändert oder entfernt, sondern sie werden auch nach der Einstellung von FQL als Befehl/Syntax angeboten. Ein besseres Tool für Suchoptionen wie Fusion von Lucidworks wird noch wichtiger, wenn Sie Ihre Sucherfahrung in Sharepoint verbessern möchten.

Benutzerdefiniertes Rechtschreibglossar erkennt Rechtschreibfehler und Synonyme

Unsere internen Teams empfehlen immer, ein individuelles Rechtschreibglossar zu erstellen. Dies ist eine nützliche Praxis am Arbeitsplatz, denn es könnte Schreibweisen und Wörter geben, die sehr spezifisch für Ihr Unternehmen sind. Es ist außerdem wichtig zu wissen, dass dies auch die einzige Möglichkeit ist, um Type-Ahead für On-Prem zu lösen.

Wenn Sie nur die standardmäßige SharePoint-Suche verwenden, können Sie diese Rechtschreibfehler nicht beheben, da sich die Suche auf gängige, weit verbreitete Terminologie stützt. Wir empfehlen außerdem, dass On-Prem-Sharepoint-Kunden häufig verwendete und bevorzugte Synonyme in der Organisation gewichten. Sharepoint in der Cloud hat eine Synonymerkennung in großem Umfang geschaffen.

Aufnahme von Nicht-Microsoft-Daten zur Verbesserung der Suchgenauigkeit

Nicht zuletzt müssen Sie wahrscheinlich strukturierte, nicht von Microsoft stammende Daten in Ihre Arbeitsplatzsuche aufnehmen. Sharepoint leistet bei der Aufnahme von Inhalten, die nicht in einem Microsoft-Format vorliegen, keine gute Arbeit. In der Regel spuckt es einfach Dateien aus, die die Code-Sprache der Nicht-Microsoft-Daten direkt in das Dokument aufnehmen. Das ist besonders frustrierend, wenn Sie ein Intranet für Mitarbeiter erstellen. Sie können hier ein Microsoft Graph-Tool einsetzen, das Ihnen dabei hilft, aber es erfordert eine Menge manueller Zuordnungen und Kodierungen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Der Einsatz eines Drittanbieters für die Suche wie Lucidworks kann die Lücke zwischen den SharePoint-Funktionen und der Erfahrung Ihrer Mitarbeiter schließen. Fusion hilft Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Suchmodelle und ermöglicht es Ihnen, Ihr SharePoint wesentlich zu verbessern, und das alles mit einfacher zu integrierenden Tools und APIs. Mit Lucidworks können Sie alle Aspekte des Sucherlebnisses leichter kontrollieren und trotzdem alle Vorteile von SharePoint nutzen. Es ist praktisch so einfach wie das Austauschen Ihrer SharePoint-API mit einer Lucidworks-API.

Wie Sie den Erfolg mit SharePoint messen

Dies ist ein guter Moment, um den ROI anzusprechen. Die Messung von Arbeitsplatz- und Wissensmanagement-KPIs unterscheidet sich in der Regel deutlich von der Messung im Handel, wo die Echtzeitmessung im Vergleich zum Umsatz häufig erfolgt und häufig optimiert wird. Am Arbeitsplatz gibt es keine offensichtlichen, quantitativen Metriken wie Click-to-Cart-Conversions und durchschnittliche Bestellwerte. Aber qualitative Messgrößen wie Mitarbeiterbindung, Engagement und Produktivität sollten nicht ignoriert werden. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Mitarbeiter mit den richtigen Tools unterstützen können, wird dies nicht nur die Arbeitsmoral verbessern, sondern auch den Umsatz steigern, da zufriedenere Mitarbeiter das Kundenerlebnis verbessern.

Vor kurzem haben wir die Mitarbeiter unseres Kunden befragt – ein großes Mitfahrunternehmen, dessen Logo Sie sicher kennen. Wir waren von den Antworten absolut überwältigt und konnten einige erstaunliche Zahlen zu den Auswirkungen der Verbesserung der SharePoint-Suche auf die Belegschaft nennen.

Wir bei Lucidworks glauben an die Kraft der Ergänzung bestehender Tools durch leistungsstarke Suchtechnologie. Die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung wirkt sich nicht nur positiv auf die Menschen aus, die SharePoint täglich nutzen, sondern hat auch einen großen Einfluss auf die Erfahrung des Endbenutzers, Ihres Kunden. Sehen Sie sich das gesamte Webinar von John Lenker an, um noch tiefer in die SharePoint-Suche einzutauchen, damit Sie Ihre Erfahrungen noch heute verbessern können.

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