Wie Sie SharePoint VIEL besser machen

SharePoint ist ein sehr beliebtes Dokumentenmanagementsystem. Warum gibt es dann lange Threads auf Reddit, die sich mit seiner Unzulänglichkeit befassen?…

SharePoint ist ein sehr beliebtes Dokumentenmanagementsystem. Warum gibt es dann lange Threads auf Reddit, die sich mit seiner Unzulänglichkeit befassen? Warum hassen einige Benutzer es so sehr? Können Sie es besser machen? Hier sind einige Tipps zur Verbesserung der SharePoint-Erfahrung.

Sie können nicht finden, was sie brauchen

Das größte Problem der Benutzer ist, dass sie nicht finden können, was sie brauchen. Sie können die SharePoint-Suche so einstellen, dass sie für eine Vielzahl von Inhalten eine angemessene Arbeit leistet. Die SharePoint-Suche (ursprünglich Fast genannt) wurde jedoch vor über zwei Jahrzehnten entwickelt und hat keine größeren architektonischen Verbesserungen erfahren, seit das Unternehmen die Hälfte seiner Mitarbeiter entlassen hat, in einen Börsenskandal verwickelt wurde und Vorstandsmitglieder sich gegenseitig als Lügner bezeichneten und sich fragten, ob sie sich gegenseitig hätten erschießen sollen.

Abgesehen von diesem ganzen Drama erstellen viele Unternehmen separate SharePoint-Domänen für jede kleinere Abteilung oder Unterabteilung des Unternehmens. Außerdem ist einiges von dem, was Sie für den Kontext benötigen, um Dinge in SharePoint zu finden, möglicherweise gar nicht in SharePoint enthalten. Mit anderen Worten: Für die Suche benötigen Sie ein System, das für die moderne Suche konzipiert ist. Außerdem sollten Sie die Verwendung von Sicherheitsgruppen in Betracht ziehen, anstatt getrennte SharePoint-Domänen einzurichten, und sich genau überlegen, wie Sie Ihre Dokumente in Bibliotheken organisieren.

Es ist zu langsam

Natürlich benötigen Sie eine ausreichende Anzahl von Festplatten und CPUs für Ihre SharePoint-Server.

• Verwenden Sie Gruppen anstelle von individuellen Benutzerberechtigungen, da dies den Indizierungsprozess verlangsamt (individuelle Berechtigungen sind außerdem schwer zu verwalten).
• Entfernen Sie BLOBs aus SQL Server und verwenden Sie lokalen Speicher.
• Vergewissern Sie sich, dass sowohl SharePoint als auch dem Backup-SQL-Server angemessene Festplattenressourcen zugewiesen sind.

Es gibt eine Reihe weiterer Möglichkeiten zur Leistungsoptimierung, vom Front-End bis zur Nutzung von Speicher und Festplatte. Nutzen Sie alle diese Möglichkeiten.

Sie denken, es ist hässlich

SharePoint ist nicht gerade das Schönste, was Sie sich vorstellen können. SharePoint ist jedoch in hohem Maße anpassbar, insbesondere die Webebene. Geben Sie ihm Ihr Firmenimage – oder eine attraktivere Variante davon. Mit HTML und CSS können Sie das Erscheinungsbild mit minimalem technischem Aufwand ändern.

Sie können Dinge nicht teilen

Sie können Ihren Benutzern das Teilen erleichtern, wenn Sie:

• die Hierarchie von SharePoint-Websites, Websitesammlungen, Dokumentbibliotheken, Ordnern und Dateien zu verstehen
• Zuweisung von Benutzern zu Gruppen und von Berechtigungen zu Gruppen
• Weisen Sie Gruppenberechtigungen auf der höchstmöglichen Ebene zu
• Stellen Sie sicher, dass Benutzer einen bequemen, aber organisierten Ort zum Erstellen von Freigaben haben.

Aber vor allem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Benutzer über die vollen Möglichkeiten von SharePoint informiert sind. Viele Unternehmen haben Dropbox geschlossen, obwohl SharePoint in Wirklichkeit Dateien extern und sicher austauschen kann.

Letztendlich ist SharePoint ein leistungsstarkes Tool für die Organisation interner Inhalte, die Kontrolle des Zugriffs und die Freigabe von Inhalten nach außen – wenn es richtig eingesetzt und konfiguriert wird. Die Suchfunktionen von SharePoint sind nicht besonders gut, können aber optimiert werden. Sie sind besser dran, wenn Sie eine spezielle Suchsoftware verwenden, die relevantere, personalisierte und kontextabhängige Ergebnisse liefert.

Nächste Schritte

• Melden Sie sich für das Webinar How to (Finally!) Get Relevant Results From SharePoint’s Search an
• Lesen: SharePoint Search Tuning Guide
• Beobachten: Abstimmung der SharePoint-Suche
• Kontaktieren Sie uns, wir helfen gerne