Helfen Sie Remote-Mitarbeitern, ihre Arbeit besser zu erledigen; es beginnt mit der Suche

Wenn Sie es für lästig hielten, quer durch das Büro zu laufen, um mit einer anderen Abteilung zu sprechen, stellen Sie sich jetzt vor, die einzige Person, der Sie eine Frage stellen müssen, ist Ihr Hund, der neben Ihnen sitzt. Ihr Intranet sollte in der Lage sein, eine Liste der relevantesten Fachexperten zu erstellen, die Ihre Frage beantworten können. Aber was wahrscheinlicher ist, ist, dass Sie stundenlang nach dem suchen, was Sie brauchen, ohne die Personen, Dokumente und Daten zu finden, die irgendwo im Äther existieren.

Die Mitarbeiter benötigen Fernzugriff auf ein System, das ihnen proaktiv die entsprechenden Dokumente, Daten und Personen aus der Wissensdatenbank empfiehlt, auf die sie auch Zugriff hätten, wenn sie an ihrem Schreibtisch säßen.

Die Kirsche auf dem Sahnehäubchen? Dies ist keine COVID-Lösung, sondern das Upgrade, das Sie schon immer gebraucht haben. Im Folgenden finden Sie einige Empfehlungen, wie Sie Ihren Mitarbeitern mit einem neuen Intranet zum Erfolg verhelfen können.

Untersuchen Sie den aktuellen Zyklus der Wissenserstellung

Wenn Sie diese Überschrift gelesen und gedacht haben: „Moment mal, da soll es einen Zyklus geben?“, dann sitzen Sie wahrscheinlich im selben Boot wie viele andere Unternehmen: Sie haben mit einem Intranet zu tun, dem es an Organisation, ordnungsgemäßer Kennzeichnung von Inhalten und unregelmäßiger Wartung mangelt. All dies führt dazu, dass frustrierte Mitarbeiter Zeit mit der Suche nach den aktuellsten Informationen verschwenden und möglicherweise etwas wiederholen, was bereits erledigt wurde, wodurch eine der wertvollsten Ressourcen verschwendet wird: Zeit.

Erstellen Sie ein einfaches Schema, das es den Mitarbeitern leicht macht, abteilungsspezifische Inhalte in ein gemeinsames Repository aufzunehmen. Auf diese Weise werden die Inhalte zu einer „einzigen Quelle der Wahrheit“ zusammengeführt . Stellen Sie sicher, dass den gemeinsam genutzten Inhalten eindeutige und zielgerichtete Tags zugewiesen werden, damit die Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen finden können.

Lucidworks Fusion geht noch einen Schritt weiter und reichert strukturierte und unstrukturierte Inhalte automatisch mit den folgenden Funktionen an:

• Extraktion von Entitäten: Die Extraktion bekannter Begriffe, Phrasen, Personen, Orte und anderer Entitäten aus Inhalten und Abfragen ermöglicht eine viel genauere Interpretation von Abfragen und den Abgleich von Dokumenten. Indem der Benutzer erkennt, ob er ein Dokument, die Telefonnummer einer Person, ein Bild oder eine Definition sucht, kann das System viel schneller die relevantesten Ergebnisse herausfinden.
• Clustering & Klassifizierung:Clustering und Klassifizierung sind Methoden des maschinellen Lernens zum Auffinden von Ähnlichkeiten – und Unterschieden – in einem Satz von Daten oder Dokumenten. Diese Methoden können für Aufgaben wie das Auffinden von Gruppen ähnlicher Kunden oder das Zusammenfassen von Dokumentensätzen nach Thema, Team oder Büro verwendet werden.

Da die Mitarbeiter der Wissensdatenbank immer mehr angemessen organisierte Informationen hinzufügen, wird das System intelligenter und kann besser relevante Suchergebnisse liefern. Das bedeutet, dass wertvolle Arbeit, die zuvor geleistet wurde, richtig genutzt wird und dass die Mitarbeiter in der Lage sind, das Wissen im gesamten Unternehmen zu nutzen.

Verstehen, wie Mitarbeiter die Inhalte der Wissensdatenbank nutzen

Die Beteiligten müssen Berichtstools und Nutzungs-Dashboards einführen, die zeigen, mit welchen Arten von Inhalten die Mitarbeiter am häufigsten arbeiten, um besser zu verstehen, wie sie ihre Arbeit erledigen. Außerdem müssen Sie ein Auge auf die gefürchteten Nullergebnisse haben, d.h. auf Abfragen, die die Antwort „keine Ergebnisse gefunden“ liefern. Diese Berichte und Analysen sollten Aufschluss darüber geben, wo Ihr Intranet erfolgreich ist und wo Ihre Suche scheitert.

Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht jede Interaktion manuell durchforsten müssen, um der Sache auf den Grund zu gehen! Lucidworks Fusion nutzt Signale, um zu erfahren, wie die Mitarbeiter die Plattform im Laufe der Zeit nutzen. Die Suche ist eine Gratwanderung zwischen der Bereitstellung der relevantesten Ergebnisse (Präzision) und einer ausreichenden Auswahl (Recall). Durch das Sammeln von Informationen über das Verhalten eines Benutzers – worauf er klickt, wie er die Suchleiste verwendet, auf welche Art von Inhalten er sich am häufigsten bezieht – kann das System die Ergebnisse verfeinern.

Bauen Sie mit der Zeit Vertrauen auf

Arbeitszufriedenheit, geringe Fluktuation und die Leistung der Mitarbeiter sind direkt miteinander verbunden. Wenn Sie verstehen, wie sie sich auf die ihnen zur Verfügung stehenden Daten, Dokumente und Experten verlassen, können Sie ihnen auch weiterhin die Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen und den Prozess im Laufe der Zeit zu verbessern. Glücklicherweise hilft die Arbeit, die geleistet werden muss, um Mitarbeiter bei der Fernarbeit erfolgreich zu machen, ihnen auch, in einer Büroumgebung erfolgreicher zu sein. Unabhängig davon, wie lange wir von zu Hause aus arbeiten, werden diese Verbesserungen einen positiven ROI haben.

Sie können nicht kontrollieren, wie stressig es für Ihre Mitarbeiter ist, zu Hause isoliert zu sein oder Kinder zu Hause zu unterrichten. Konzentrieren Sie sich darauf, den Zyklus der Erstellung und des Abrufs von Dokumenten und Daten aus der Wissensdatenbank für Ihre Mitarbeiter genau dann zu verbessern, wenn sie sie brauchen.