Was ist ein Wissensmanagement-System?

Sie wissen, dass Sie ein Wissensmanagementsystem brauchen, aber wie bauen Sie es auf? Hier finden Sie die Systeme, Technologien und KPIs, mit denen KM funktioniert.

Wissensmanagement ist der Prozess des Erkennens, Organisierens, Speicherns und Teilens von Wissen. Der vageste Teil dieser Definition ist wahrscheinlich der wichtigste: der Prozess.

Warum brauche ich es? Woher weiß ich, dass es funktioniert? Wie lauten die KPIs?

Wissensmanagement, bei dem sich die Mitarbeiter nicht die Haare raufen, wenn sie etwas suchen, erfordert einige wichtige Dinge. In diesem Blog werden wir hier bei Lucidworks haben wir die Systeme, Fallstricke und KPIs aufgelistet, die Ihnen dabei helfen, ein KM-System aufzubauen, das Ihren Mitarbeitern die besten Dienste leistet. Wenn Sie es erst einmal zum Laufen gebracht haben, werden Sie über die Tatsache lachen, dass Sie dachten, es ginge auch anders.

Welche Systeme sind für das Wissensmanagement erforderlich?

Dokumentenverwaltung: Ähnlich wie WordPress oder Squarespace die Erstellung von Inhalten erleichtern, die Sie Ihren Nutzern zeigen möchten, erfassen, verfolgen und speichern Dokumenten- und Content-Management-Systeme elektronische Dokumente. Dazu gehören PDFs, Textverarbeitungsdateien und digitale Bilder von papierbasierten Inhalten.

Data Warehouses: Ein Data Warehouse ist eine Art von Datenverwaltungssystem, das Business Intelligence (BI)-Aktivitäten, insbesondere Analysen, unterstützt. Data Warehouses sind ausschließlich zur Durchführung von Abfragen und Analysen gedacht und enthalten oft große Mengen historischer Daten.

Intranets: Ein Intranet ist ein privates Netzwerk innerhalb eines Unternehmens, das für den sicheren Austausch von Unternehmensinformationen und die Kommunikation mit anderen Mitarbeitern genutzt wird.

Wikis: Ein Wiki ermöglicht es Gemeinschaften von Redakteuren und Mitwirkenden, Dokumente gemeinsam zu schreiben.

Wie kann ich feststellen, ob mein Wissensmanagementsystem funktioniert?

Einfach ausgedrückt: Ein gut funktionierendes Wissensmanagementsystem sollte die Erfahrung und Produktivität der Mitarbeiter spürbar verbessern. Versetzen wir uns in die Lage eines Director of Merchandising bei einem großen Baumarkt, um drei häufige Probleme und Lösungen zu verstehen.

Problem Nr. 1: Die Daten zirkulieren nicht im gesamten Unternehmen. Der Einzelhändler bringt eine neue Produktlinie von leichten Schaufeln auf den Markt. Nach einer Woche sammelt das Data Science Team Hunderttausende von Kundeninteraktionen mit der neuen Produktlinie. Unser Direktor für E-Comm-Merchandising bittet das Analyseteam, ihm die Daten zur Verfügung zu stellen, damit es die Produktbeschreibungen und Werbeaktionen optimieren kann.

Zur gleichen Zeit plant das Marketingteam eine SMS-Benachrichtigung, um die neue Gartenspaten-Schaufel zu bewerben. Sie haben keine Ahnung, dass der Merchandiser weiß, dass der Garden Spade die schlechteste Schaufel war und dass Hunderte von Kunden stattdessen die Digging Shovel gekauft hatten. Die SMS-Benachrichtigung führt zu einem deutlich geringeren Umsatz als üblich, und der ecomm-Merchandiser ist enttäuscht, dass die Marketingmaßnahmen wenig bis gar keine Wirkung zeigen.

Die Lösung: Die Erkenntnisse, die das Analyseteam gesammelt hat, sollten an einem Ort gespeichert werden, auf den andere Teams im Unternehmen zugreifen können. Helfen Sie den Mitarbeitern, das Beste aus den vorhandenen Ressourcen herauszuholen. Ein leistungsfähiges Wissensmanagementsystem speichert die Schaufeldaten an einem Ort, auf den alle Abteilungen zugreifen können, um die größtmögliche Wirkung zu erzielen. Das Marketing passt seine Werbemaßnahmen auf der Grundlage der Erkenntnisse an, die an das E-Commerce-Team weitergegeben werden, und das gesamte Unternehmen profitiert von den höheren Umsätzen, die durch die gemeinsamen Anstrengungen von Merchandising und Marketing erzielt werden.

Problem Nr. 2: Informationen werden statisch und veralten. Unsere Merchandising-Direktorin macht weiter mit ihrer Schaufelforschung und erinnert sich daran, dass sie PTO-Anträge für einen großen Urlaubsausflug eingeben muss. Sie wartete darauf, ihre Flüge zu buchen, bevor sie herausfand, wie viel PTO in einem Kalenderjahr für Mitarbeiter zur Verfügung stand, die seit zwei Jahren bei dem Einzelhändler beschäftigt waren.

Nachdem sie nachgeforscht hat, findet sie eine PTO-FAQ und sieht, dass es für jedes Kalenderjahr 3 Wochen PTO gibt. Sie weiß, dass sie ihre ersten beiden Wochen für eine ganze Reihe von Hochzeiten und Babypartys verbraucht hat. Sie bucht ihre nicht erstattungsfähigen Flüge und ist enttäuscht, dass sie nur eine Woche frei hat. Ein paar Wochen später, kurz vor ihrer Reise, erfährt sie von einem Kollegen, dass die PTO-FAQ, die sie sich angesehen hat, eigentlich vom letzten Jahr stammt. Und seither hat das Unternehmen die jährliche PTO auf 4 Wochen erhöht. Sie fühlt sich frustriert und ausgenutzt.

Die Lösung: Ein einfacher Zugriff auf aktualisierte Informationen (und die Unterdrückung veralteter Informationen) schafft ein besseres Mitarbeitererlebnis. Für die Personalabteilung ist es schwierig, jedes einzelne Dokument manuell zu aktualisieren und sicherzustellen, dass veraltete Dokumente unterdrückt werden, wenn neue Dokumente veröffentlicht werden. Auch wenn es den Anschein hat, dass die Personalabteilung den Fehler begangen hat, das Formular nicht zu aktualisieren, ist das eigentliche Problem ein schlechtes Informationsmanagement. Ein hochwertiges KM-System führt die Mitarbeiter zu den aktuellen Informationen, die sie benötigen, ohne dass sie lange suchen müssen oder Zweifel an der Richtigkeit der Informationen haben.

Problem Nr. 3: Doppelte Arbeit mit bereits vorhandenen Daten. Unser Direktor für Merchandising, enttäuscht von den geringen Schaufelverkäufen und einem unnötig verkürzten Urlaub, tuckert vor sich hin, um sich auf eine Vorstandssitzung vorzubereiten. Seit einem Monat ist die neue Schaufellinie auf dem Markt. Der Vizepräsident für Merchandising bittet in letzter Minute darum, ein paar Folien vorzubereiten, um zu zeigen, wie sich die Verkäufe der neuen Produktlinie entwickelt haben.

Sie kämpft damit, die Kundendaten zu finden, die das Analyseteam in der ersten Woche nach der Einführung der Produktlinie freigegeben hatte. Sie wendet sich an die Analysten, um zu sehen, ob sie eine Kopie der Daten gespeichert haben – das haben sie nicht. Sie stellt einen Eilantrag, um die Daten zu erhalten, und schafft es gerade noch, die Frist einzuhalten, die ihr Manager ihr gesetzt hat. Sie geht gestresst in die Vorstandssitzung und weiß, dass das Analyseteam von ihren ständigen Last-Minute-Anfragen genervt ist.

Die Lösung: Doppelarbeit ist einer der größten Hemmschuhe für die Produktivität der Mitarbeiter und das Arbeitsklima. Große Unternehmen haben oft Hunderte von Millionen von Dokumenten zu durchsuchen. Ein effektives Wissensmanagementsystem macht es den Mitarbeitern leicht, die bereits erstellte Arbeit zu finden.

Wie Sie die Erfahrung und Produktivität Ihrer Mitarbeiter mit Wissensmanagement-Software verbessern können

1. Bauen Sie ein KM-System auf, das Dokumente wie Urlaubspläne und Personalrichtlinien verstärken und blockieren kann, wenn diese Informationen stark nachgefragt werden (oder veraltet sind). Erweiterte maschinelle Lernfunktionen können diese Arbeit automatisch für Sie erledigen.
2. Verbessern Sie das Sucherlebnis, damit Mitarbeiter nicht frustriert nach etwas suchen müssen, was sie bereits getan haben (oder andere Teams gebeten haben, es für sie zu tun), und es dann wiederholen müssen. Stellen Sie sicher, dass die Suche auf alle internen Datenquellen zugreift, einschließlich Intranet-Netzwerklaufwerke, Wissensdatenbanken, Cloud-Speicher und Datensysteme.
3. Geben Sie Ihren Wissensteams die Möglichkeit, ansprechende Seitenlayouts und Relevanzregeln mit einer Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche zu erstellen. Entscheiden Sie sich für eine Technologie, mit der auch nicht-technische Mitarbeiter dynamische Informationserlebnisse erstellen können, um Daten besser zugänglich zu machen.

Implementieren Sie noch heute ein Wissensmanagement-System!

Mitarbeiter brauchen alle Arten von Informationen, um ihre Arbeit gut zu machen, und sie brauchen sie schnell. Dies sind zwei Beispiele von Unternehmen, die ihre Wissensmanagementsysteme mit Lucidworks umgestellt haben, und die großen Auswirkungen, die dies hatte:

Eines der größten Öl- und Gasunternehmen ist in der Lage, jahrzehntelang ungenutzte Informationen zu durchsuchen und zu interpretieren, um Mitarbeitern zu helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen und den Wert von Millionen von Dokumenten zu maximieren.

Eines der größten Ride-Sharing-Unternehmen setzte Lucidworks Fusion ein, um einen einzigen Zugangspunkt zu über 1 Mio. Unternehmensdokumenten zu schaffen, die monatlich hinzugefügt werden. Dadurch sparten die Mitarbeiter im Durchschnitt 5 Minuten pro Tag. Wenn Sie bedenken, dass dies fast eine halbe Stunde pro Woche oder einen ganzen 24-Stunden-Tag pro Mitarbeiter und Jahr bedeutet, ist das eine erhebliche EX-Verbesserung.

Welche Branchen nutzen Wissensmanagement-Systeme?

Verschiedene Branchen aus dem gesamten Spektrum nutzen Wissensmanagement-Software um die Organisation, den Austausch und das Abrufen von Informationen zu verbessern. Im Folgenden finden Sie einige bemerkenswerte Branchen und Erklärungen zu deren Nutzung Wissensmanagement-Systeme:

• Gesundheitswesen: Rationalisieren Sie Patientenakten, tauschen Sie medizinisches Wissen unter Fachleuten aus und sorgen Sie für die Einhaltung der sich entwickelnden Vorschriften im Gesundheitswesen.
• Informationstechnologie (IT): Speichern und teilen Sie technische Dokumentationen, Best Practices und Anleitungen zur Fehlerbehebung und fördern Sie so die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.
• Finanzdienstleistungen: Verwalten Sie riesige Mengen an Finanzdaten, erfüllen Sie die gesetzlichen Vorschriften und tauschen Sie Markteinblicke unter Fachleuten aus.
• Herstellung: Dokumentieren und verbreiten Sie Standardarbeitsanweisungen, Sicherheitsprotokolle und Produktspezifikationen und sorgen Sie so für Konsistenz und Konformität im gesamten Produktionsprozess.
• Bildung: Speichern und teilen Sie akademische Ressourcen, Forschungsergebnisse und Lehrmaterialien mit Lehrkräften und Studenten.
• Beratung: Speichern Sie Brancheneinblicke, Fallstudien und bewährte Praktiken, erleichtern Sie den Wissensaustausch und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu relevanten Informationen für Kundenaufträge haben.
• Regierung: Organisieren und teilen Sie Informationen über Politik, Vorschriften und öffentliche Dienstleistungen und verbessern Sie so die interne Zusammenarbeit und das Engagement der Bürger.
• Pharmazeutika: Unterstützung bei der Verwaltung von Forschungs- und Entwicklungsdaten, der Compliance-Dokumentation und des geistigen Eigentums und trägt so zur Effizienz der Arzneimittelentwicklungsprozesse bei.
• Kundenbetreuung und Service: Speichern und teilen Sie Kundensupport-Dokumente, FAQs und Anleitungen zur Fehlerbehebung und ermöglichen Sie so schnelle und einheitliche Antworten auf Kundenanfragen.
• Rechtsdienste: Organisieren Sie juristische Präzedenzfälle, Fallstudien und relevante juristische Recherchen, um die Zusammenarbeit und Effizienz bei Gerichtsverfahren zu verbessern.

Lesen Sie diesen Blog, um sich weiterzubilden. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Lucidworks die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter mit einem intelligenten KM-System verbessern kann, kontaktieren Sie uns noch heute.